El timeboxing es una técnica de productividad que consiste en fijar el tiempo máximo que vamos a dedicar a realizar una tarea en particular. Es muy conocida en el ámbito de gestión de proyectos software, y es perfectamente aplicable y efectiva en el ámbito personal para sacar más partido al día a día.
Ventajas
Las ventajas que tiene son muchas:
Elimina la tendencia a dejar las cosas para después.
Los estudiantes se pegan un atracón de estudiar antes del examen, las oficinas de hacienda se llenan cuando se acaban los días para hacer la declaración de la renta, todo son prisas y horas extras cuando se acerca la fecha de entrega, y así con todo lo que tiene una fecha límite un tanto distante.
Una forma de romper esta costumbre es simplemente fijarnos más frecuentemente horas límite que sean más inmediatas, en que nos proponemos ponernos manos a la obra durante un tiempo determinado. No es necesario realizar toda la tarea de principio a fin, sólo dedicar el tiempo establecido a la actividad.
Al principio puede costar, pero si cogemos el hábito día a día haremos nuestros “deberes” sin esfuerzo.
Ayuda a tomar consciencia del tiempo
Recuerda que el tiempo es un recurso escaso y limitado. En incontables ocasiones postergamos nuestras obligaciones para entregarnos a las gratificaciones inmediatas de la televisión, Internet, de salir de copas y demás. Tal vez te hayas preguntado más de una vez al final del día dónde se ha ido el tiempo.
Si decides de antemano a qué dedicar el tiempo hora a hora te será más fácil alinear tu voluntad con tus acciones. Te sentirás enormemente satisfecho una vez compruebes por ti mismo lo que puedes lograr en un día.
Facilita cumplir objetivos complejos
Supongamos que te ronda por la cabeza montar un blog sobre la cría del berberecho silvestre. Sin embargo, te abruma un poco ya que no sabes muy bien cómo se hace un blog, no sabes de diseño web, html, css, plantillas, SEO, trackbacks y demás jerga bloguera.
La complejidad tira para atrás, así que aprovechemos que ahora sabemos hacer timeboxing. Piensa qué es lo siguiente más importante a hacer a continuación. En el ejemplo, pues obviamente sería tener un blog online, de lo demás ya nos preocuparemos después. Pues empecemos por dedicar pongamos una hora averiguar las alternativas que tenemos para montar un blog y decidirnos por una.
Al limitar el tiempo dedicado a un propósito concreto, evitamos irnos por las ramas, abrumarnos, y acabar exactamente con lo mismo que al principio: con las manos vacías.
Al cabo de una hora ya tendremos nuestro flamante rinconcito en Internet, listo para llenarlo de contenidos, lo cual será bastante motivador para seguir poco a poco y consistentemente con nuestro pequeño proyecto.
Te concentras en lo importante
En el momento de decidir la tarea a realizar, conscientemente realizas una elección para llevar a cabo lo que crees que es más conveniente, importante o prioritario para ti. Con las ideas claras y el tiempo limitado es mucho más fácil concentrarte en la tarea en cuestión.
Más eficiencia
Al disponer de tiempo limitado, nos dedicaremos con más esmero a la tarea concreta que hemos decidido realizar. Al estar concentrado en algo tus esfuerzos están altamente dirigidos y tu mente no se esparce con otras cosas.
Eliminas lo innecesario
A la vez que te concentras en lo importante, estás ignorando lo innecesario, lo superficial, simplificas, lo cual es estupendo. Siguiendo el ejemplo del blog, lo primero es tener tu blog en Internet, y luego llenarlo de artículos. Tener un diseño cojonudo o romperte los cuernos para lograr posicionamiento en los buscadores no te va a aportar mucho si sólo tienes un artículo que dice “Hola mundo!”
Este mismo blog utiliza la plantilla por defecto de WordPress (al menos a fecha de hoy). Antes de dedicar horas a buscar plantillas o personalizar el aspecto, me he dedicado a escribir artículos para dotar de contenido el web. Hasta que no he tenido al menos una decena de artículos apenas he dedicado tiempo a mejorar otros aspectos del sitio. Sólo recientemente he realizado algunos pequeños cambios, sin dedicar mucho tiempo, ya que lo principal en un blog son los contenidos de calidad, lo demás es superficial.
Evitas caer en el perfeccionismo
El perfeccionismo es el caso contrario de dejar las cosas para el final. Es dedicar un tiempo desmesurado a una tarea. El timeboxing va muy bien en este caso, una vez acabado el tiempo predefinido hay que parar y seguir con otra cosa.
Al escribir un artículo, podría caer en la tentación de darle mil vueltas buscando una forma mejor de expresarme, buscando la imagen más adecuada en Internet o creando y puliendo un diagrama para acompañar el artículo. El timeboxing me ayuda a caer en esos malos hábitos.
Ayuda a no postergar las tareas no precisamente agradables
Siempre hay algunas tareas que no son muy agradecidas de realizar, y que tienen todos los números para que sean dejadas para mañana… día tras día ;). El timeboxing nos puede ayudar a verlas de otra manera, más amena: Veenga, voy a ordenar y limpiar un poco, aunque sea 15 minutos. En este caso, nos puede ir bien no limitar el tiempo máximo, ya que puede que hasta le cojamos el gustillo a la tarea que al principio te parecía tan poco atractiva.
Ayuda a no pasarse con las tareas “demasiado gratas”
Ya he hablado anteriormente de los riesgos que conlleva dedicar un tiempo excesivo a la televisión o a Internet. Una forma de controlarlo, como podrás adivinar, es aplicar el timeboxing a las actividades en las que sueles recaer que acaban siendo agujeros negros de tu valioso tiempo.
Herramientas
Finalmente, comentar que hay gente que aplica el timeboxing con temporizadores, ya sean físicos como los de cocina, o aplicaciones software que hacen sonar una alarma. Puede ser útil en especial para los casos en el que excederse del tiempo puede ser contraproducente, como el perfeccionismo o TV/Internet. Cuanto más molesta sea la alarma mejor ;).
Yo particularmente no uso un temporizador, simplemente decido a qué hora voy a acabar algo, y miro la hora de vez en cuando. Además, normalmente sé por intuición si estoy dedicando demasiado tiempo a una cosa o no.